時間管理與溝通

課程背景：

時間是非常寶貴的資源，許多人常覺得時間不夠用，尤其是企業管理者，忙于開會、處
理工作上的各項事務、應酬、解決問題，忙得不可開交，經常疲憊不堪，時間管理成為
每個人的必修課程。時間管理就是有效運用時間，使用技巧和工具幫助人們完成工作，
提升工作效率，實現目標。

每個人的時間都是有限，如何在有限的時間里發揮最大的功效，是時間管理的關鍵。事
有輕重緩急，了解處理事情的先后順序，將工作與生活的時間安排得宜，處理好工作上
的事物，獲得最高的績效與最佳效率，才是優秀的時間管理者。本課程將幫助學員了解
時間管理的各種工具、方法和技巧，善于運用時間，做好管理工作，以期提升效率，達
成組織績效。

此外，企業要成功有許多關鍵，例如價值觀、戰略、領導力、執行力、績效管理、時間
管理、企業文化等，而這些都需要具備有效的溝通、良好的溝通、以及迅速的溝通；否
則溝通不良，浪費時間，耗損企業效能，缺乏效率，事倍功半，甚至造成組織沖突，嚴
重影響企業績效。因此，有效的溝通是企業經營管理的根本，更是領導力與執行力的源
頭，溝通非常重要，不可或缺。

然而，要落實企業內外各項工作的基礎就是坦誠的溝通。藉由不斷溝通，讓全體員工能
夠充分了解企業愿景目標、戰略、經營理念、文化、核心價值觀等，展現紀律，讓個人
目標與組織目標一致相合，工作落實持續執行，戰略才能貫徹，績效才能完成；以及對
外營銷、談判、服務顧客、政府部門溝通協調等，都需要具備良好的溝通能力，才能達
成目標。

組織管理的訣竅是：「溝通、溝通、再溝通」，對于目標的凝聚力，都是來自組織里每
位成員，不厭其煩、勤勞不懈地溝通，甚至還要充分溝通、過分溝通。因此，領導者必
須讓各級管理者及全體員工了解溝通的各項技巧，理解對上溝通、對下溝通、平行溝通
、跨部門溝通、對外溝通等五維溝通的知識，具備良好的溝通能力，以及擁有溝通障礙
的排除、沖突管理等能力，成為溝通達人，進而提升組織運作的效能，達成企業經營的
目標。

課程收益：
●
幫助學員了解時間管理的觀念，學習時間管理的工具、方法、技巧，善用時間，避免浪
費光陰，妥善安排工作優先次序，提升工作效率，提高管理能力。
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藉由此課程讓參與學員，無論對上、對下、平級、跨部門以及對外的溝通，都能掌握溝
通的理論、原則與技巧，積累學習經驗，在各項工作流程中，發揮效率，減少內耗，凝
聚向心力，促進組織績效。
●
在課程中提供各種方法技巧與知識運用，對各級干部的管理能力、執行力與領導力提升
，有所幫助。
●
對企業員工的協同合作、人際關系與工作的落實，都能發揮有效作用，讓組織管理和運
作更具效益，讓執行力由上落實到基層，提升組織效能，達成目標。

課程時間：2天，6小時/天
課程對象：企業中高層管理者、部門骨干、儲備干部、全體員工
課程方式：理論講授、視頻欣賞、案例剖析、小組研討、模擬演練

課程大綱
第一講：時間管理的概念
一、什么是時間管理
1. 時間管理是有效運用時間
2. 時間管理的目的是做事有效率
3. 時間管理的功能是透過規劃作為提醒與指引做事的工具
二、管理者的困擾
1. 時間不夠用
2. 有些時間不是自己的
3. 許多干擾與臨時狀況
4. 計劃與規范不足
三、時間管理的6個問題
1. 正確定義時間效益的方法是什么？應該是用「生產力」
2. 事情做到95分的贏家全拿，60分則是和0分差不多？
3. 你可能做完所有的事情嗎？
4. 你是時間不夠，還是順序不對？
5. 你的時間值多少錢？
6. 你的時間是在做事，還是在思考？
四、時間管理的發展可以分為四個階段
1. 第一代理論：著重利用便條與備忘錄，在忙碌中調配時間與精力
2. 第二代理論：強調行事歷與日程表，反映出時間管理注意到規劃未來的重要
3. 第三代理論：目前流行的優先級觀念，依據輕重緩急設定短、中、長期目標
4. 第四代理論：跳出「時間管理」的定義，主張把重心放在維持產出與產能的
平衡上
欣賞視頻：時間管理

第二講：時間管理的方法與技巧
一、時間管理的方法
1. 計劃管理
1) 日計劃
2) 周計劃
3) 月計劃
4) 季計劃
5) 年度計劃
2. 記錄管理
1) 便簽
2) 待辦單
3) 行事歷
4) 工作日志
3. 四個象限法：輕重緩急
4. 時間abc分類法
5. 格式分類法(35格時間管理)
6. 番茄工作法
1) 什么是番茄工作法
2) 番茄工作法的5個基本原則
3) 番茄工作法的8個目的
4) 番茄工作法的做法
5) 番茄工作法的經驗技巧
7. GTD管理法(Getting Things Done完成每一件事)
1) 收集(未盡事宜)
2) 整理
3) 組織(列列表)
4) 回顧
5) 執行
二、時間管理的金律
1. 價值觀要相吻合
2. 設立明確的目標
3. 改變你的想法(態度、動機)
4. 帕累托原則（80/20法則）(優先次序) (要事第一First Things First，FTF）
5. 安排「不被干擾」時間
6. 嚴格規定完成期限
7. 做好時間日志
8. 理解時間大于金錢
9. 學會列清單
10. 同一類的事情最好一次把它做完
11. 每1分鐘每1秒做最有效率的事情
三、時間管理的公式
1. 評估
2. 計劃
1) 制定具體工作目標及重點
2) 選擇有效利用時間的方法與策略
3) 列出時間安排表
a. 工作備忘To Do List
b. 思考備忘To Think List
3. 實施時間計劃時應注意事項
1) 集中精力
2) 學會「一次性處理」或「實時處理」
3) 關注他人時間
4) 有效控制干擾
5) 提高溝通技巧
6) 處理好書面工作
4. 檢討
四、高效管理者時間管理的內容
1. 掌握工作的關鍵
2. 簡化工作程序
3. 合理安排工作時間
4. 合理授權
五、案例：時間管理——華為成功之寶
1. 界定時間管理的兩大誤區
1) 誤區一：工作缺乏計劃
2) 誤區二：不會適時說「不」
2. 掌握時間管理的四大法寶
1) 法寶一：以SMART為導向的華為目標原則
a. 具體性（Specific）
b. 可衡量性（Measurable）
c. 可行性（Attainable）
d. 相關性（Relevant）
e. 及時性（Time-based）
2) 法寶二：關注第二象限的華為四象限原則
3) 法寶三：趕跑時間第一大盜(打擾)的華為韻律原則
4) 法寶四：執著于流程優化的華為精簡原則
六、人人都可具體執行的時間管理技巧
1. 為自己保留「神圣時間」
2. 「少量多餐」的工作切割法(運用30分鐘)
3. 「想到就能做」，善用行動工作
4. 「到此為止」，設定大中小截止線
5. 「就照著做吧！」建立可以遵循的步驟流程、待辦列表
6. 「刪去法」，去除多余的步驟
7. 「不要高估自己」，排出真正可以完成的時間
8. 「不要打斷自己」，減少打擾與提醒
9. 寫下「明日的任務列表」
10. 保留「休息與鍛煉的時間」
欣賞視頻：做時間的主人/時間管理小技巧

第三講：有效溝通對企業的重要
欣賞視頻：人際有效溝通
一、解碼組織有效溝通
1. 有效溝通的定義
欣賞視頻：《溝通》
2. 企業經營有效溝通的8個目的
3. 組織有效溝通的原則：7C原則
1）Credibility:可信賴性
2）Consistency：一致性
3）Content：內容可接受性
4）Clarity：表達明確性
5）Channels：渠道多樣性
6）Continuity：持續性
7）Capability of audience：受眾能力差異性
二、溝通的危害與溝通的基本流程
1. 低效能溝通造成企業的7個危害
2. 有效溝通的流程情形循環

第四講：有效溝通技巧系列1——塑造溝通感染力
一、如何塑造良好的第一印象
1. 第一印象的6個要素
2. 決定性的黃金七秒鐘
二、說話表達技巧
1. 語言描述的技巧
2. 肢體動作的技巧
3. 音調語氣的技巧
4. 態度表達的5個技巧
5. 其他的運用技巧
三、溝通聆聽技巧
1. 聆聽的3個簡單技巧
2. 聆聽的6個進階技巧
3. 聆聽的歷程
4. 有效的傾聽
1）參與式傾聽
2）同理式傾聽
3）非評斷傾聽
4）深層次傾聽
四、澄清溝通過程的技巧
1. 澄清訊息
1) 目的
2) 方法
2. 詢問
3. 說服
4. 有效溝通的行為反應
1) 合作原則
2) 禮貌原則
3) 道德原則
4) 歸功他人
5) 輪流談話
5. 工作溝通的五種態度
1）強迫性態度
2）回避性態度
3）遷就性態度
4）折衷性態度
5）合作性態度
6. 有效溝通的注意事項
案例故事：爭取電視臺廣告客戶年度預算成功的經驗故事
7. 溝通的最高境界
五、窗口理論的應用
1. 何謂窗口理論
2. 了解自己——窗口理論的應用技巧
1）在開放區的運用技巧
2）在盲目區的運用技巧
3）在隱私區的運用技巧
4）在未知區的運用技巧
自我練習原則
現場演練：自我訓練技巧
案例分析：一般人常犯的五個錯誤

第五講：有效溝通技巧系列2——五維溝通藝術
互動研討：對上溝通遇到那些問題？
維度一：對上溝通藝術
1. 對上溝通的10個基本原則
2. 如何向上級進行工作匯報：6個步驟
3. 理解并接受上級指令的6個溝通技巧
4. 請求上級支持的9個溝通技巧
5. 五種上司類型分析
1）駕馭型——老虎：注重績效導向，就事論事，速度快
2）表達型——孔雀：有創意，不喜歡死板教條
3）親和型——無尾熊：重視團隊和諧，不喜冒險
4）分析型——貓頭鷹：重視質量、規范、邏輯、精準
5）整合型——變色龍：處事圓融，應變力強，擅長整合。
思考：知己知彼 您屬于哪一類型？
現場演練：如何向上級報告工作狀況
維度二：對下溝通藝術
1. 管理學對下溝通的四種功能
1）控制
2）激勵
3）情緒表達
4）信息
2. 對下溝通低效誤區
1) 失落
2) 歪曲
3) 誤會
4) 被冷淡處理
3. 向下精準傳達任務指令的9個技巧
4. 詢問部屬工作推進狀況的溝通技巧
5. 如何對下進行表揚或批判性溝通
6. 對下溝通的影響
1）領導力
2）執行力
7. 提升經理人有效下行溝通的幾點建議
現場演練：如何與下級部屬溝通
維度三：平級溝通藝術
1. 與平級溝通的基本原則
2. 如何與平級進行分享性溝通
3. 如何與平級進行協商性溝通
4. 人際溝通的4種風格
1）親和型
2）表現型
3）分析型
4）駕馭型
5. 人際溝通很難應對的四種人
1）情緒崩潰型
2）拒絕溝通型
3）莽躁挑釁型
4）野蠻威脅型
欣賞視頻：中國人的溝通哲學——易經思維，把二看成三
維度四：跨部門溝通藝術
1. 跨部門溝通的必守原則
2. 跨部門支持發生的條件
3. 如何獲得其他部門的認同與理解
4. 如何獲得其他部門的資源共享
案例分析：龜兔賽跑四個回合故事與管理上的啟示
5. 組織溝通的重要性
6. 組織溝通經常遇到的九大問題
7. 組織溝通的原則
8. 組織溝通的渠道
9. 組織溝通的技巧
1）正式會議
2）非正式會議的溝通
10. 組織溝通的最高境界：知識管理
11. 組織管理的訣竅
現場演練：如何跨部門溝通？
維度五：對外高效溝通藝術
1. 對外溝通的10個基本原則
2. 如何應用對外溝通塑造良好企業形象
3. 提升對外溝通滿意度的技巧
4. 有效率組織擁有七個必備的行為特質
現場演練：代表公司對外簡報

第六講：有效溝通技巧系列3——溝通沖突障礙的排除
一、溝通沖突的認知
1. 溝通回應風格的影響
1）煽情者
2）指導者
3）深思者
4）支援者
2. 形成沖突的原因分析
3. 分辨事實與意見
1）何謂事實
2）何謂意見
現場演練：分辨事實與意見
4異中求同建立共識
二、如何化解沖突
1. 區分功能性與失能性沖突
1）任務沖突
2）關系沖突
3）過程沖突
2. 沖突的功能
1）沖突的8個負面功能
2）沖突的9個正面功能
3. 化解沖突的策略
4. 管理者處理員工糾紛的方法
5. 化解沖突的結果：基爾曼沖突理論
現場演練：如何解決部門同仁利益沖突？
總結